原稿の直しは、変更案と確認待ちを混ぜない

原稿の確認を頼んだら、文章は読みやすくなったけれど、どの表現が確定したのか分からない。複数の人が同じ原稿を直接書き換えると、言い回しの変更と、事実関係の修正が混ざりやすくなります。

Googleドキュメントには、元の文章を残しながら書き換えを示す提案機能があります。公式ヘルプでは、提案した内容を承認または拒否する方法を案内しています。提案の箇所にはコメントも付けられるので、変更する理由を添えられます。

私なら、直したい文章が決まっているときは提案を使い、答えが分からないことは質問としてコメントします。例えば「近日公開」を「11月10日公開」に変える案は、日付が確認できていれば提案できます。まだ公開日が決まっていないなら、仮の日付へ書き換えず、「公開日は確定していますか」と確認する。見た目が完成した文章に、不確かな情報を混ぜないためです。

言い回しの変更にも、理由があると判断しやすくなります。「こちらからお申し込みください」を「参加を申し込む」に直すなら、ボタンに載せる文だから短くしたいのか、前後の案内と対象をそろえたいのかを書きます。理由が分かれば、別の箇所にも同じ変更が必要かを考えられます。

確認を頼む側も、見てほしい範囲を短く伝えます。例えば「商品名と発売日は担当者の確認待ち。今回は説明の分かりやすさを見てほしい」と書く。すべての人に同じ確認を求めるより、誰が何を決めるかが明瞭になります。事実の確認が終わった箇所と、表現だけを直した箇所を区別して進められます。

最後は、変更を採用した後の文章として通して読みます。個別には自然な修正でも、前の段落と同じ説明になったり、後ろの指示語が何を指すか分からなくなったりします。提案の一覧を承認する作業と、公開する文章を読む作業は別に必要です。未解決の質問が残っていないかまで確認して、原稿を確定します。