AIの返信案は、「承ります」の一言まで読んで確認する

AIに問い合わせの返信を頼むと、丁寧な文章がすぐ出てきます。その中に「ご希望の日程で承ります」と書かれていたら、私はまず止めて読みます。文章をつくれることと、その日程を引き受けられることは、それぞれ別に確認する必要があるからです。

S.Lineの問い合わせ対応に関する記事でも、問い合わせの分類や返信案をつくる作業と、可否を決めて送る作業を分けています。SNSのDMでも、返信案の中に予定や在庫の確認が済んだような言葉を入れないことは大事です。

例えば、撮影日の変更を希望する連絡が来たとします。AIへ渡す情報が、その連絡文だけなら、撮影場所の空きも出演者の予定も分かりません。「変更可能です」と書く材料がない。それでも自然な返信文の続きをつくると、確認していない約束が混ざることがあります。

私なら、依頼を「返信を書いて」から少し具体的にします。「この連絡で確認が必要なことを挙げ、その後に返信案を書いて。予定の可否は未確認なので、引き受ける表現は入れない」。文章を短くする指示より先に、何が分かっているかを渡したいです。

返信の前に読むメモは、例えば次のようになります。

• 確認済み：相手が希望している日時。
• 未確認：場所、出演者、担当者の予定。
• 相手へ聞くこと：時間だけの変更も可能か。

このメモがあると、担当者は何を調べてから送るのかを把握できます。相手へ送る本文には、確認のために必要な質問だけを残す。内部の確認項目を全部貼ると、こちらの事情を読む負担まで相手に渡してしまいます。

最終稿では、日付、金額、数量と、約束に当たる言葉を見ます。「必ず」「本日中に」「対応できます」が入っていれば、その判断の元になった情報と照らす。口調が会社らしいかを読む前に、引き受けた内容が正しいかを確認したい。

よく来る質問なら、回答の根拠になる案内も一緒に渡しておくと便利です。営業時間の質問には現行の案内、納期の相談には確認済みの予定。AIへ丸ごと任せる範囲を広げるより、担当者が確認する箇所を見つけやすい返信案にしたいです。